警備業の法定書類は電子化できる？保存条件と移行手順【2026年版】

警備業法施行規則第66条第1項の書類は、必要事項を電磁的に記録し、必要時に機器で直ちに表示できる場合、電子記録で書類に代えることができます。

ただし、紙を画像化しただけで一律に要件を満たすわけではありません。営業所で備える書類の電子記録と、依頼者へ渡す警備業法第19条書面の電子提供では、根拠条文も必要な手続きも異なります。

この記事では、法令上の条件を起点に、対象書類の棚卸し、保存起点、閲覧権限、表示確認、交付証跡までを順に整理します。法定帳票そのものと、作成に用いる隊員・資格・契約・現場の元データも分けて考えます。

警備業の法定書類を電子化できる条件

電磁的記録で代替できる条件

警備業法施行規則第67条は、第66条第1項の書類に記載する事項が電磁的方法で記録され、必要に応じて電子計算機などの機器で直ちに表示できる場合、その記録を当該書類に代えられると定めています。要点は、必要事項が欠けずに記録されていることと、求められた時点で探し回らず表示できることです。

第68条は、第67条による記録を行う場合に、国家公安委員会が定める基準を確保するよう努めることを求めています。したがって、ファイルを保存した事実だけで完了とせず、誰がどの営業所の記録を開けるか、退職や年度終了を起点とする保存期間中に読めるか、変更履歴を追えるかまで運用として確かめます。

備付書類・契約書面・社内資料の違い

警備業法第45条と警備業法施行規則第66条が扱うのは、営業所に備え付ける警備員名簿などの書類です。これらを電磁的記録で代える条件は第67条にあり、対象書類と保存起点は警備業の備付け書類・帳簿一覧で確認できます。

一方、警備業法第19条の契約前・契約後書面を依頼者へ電子提供するときは、依頼者の承諾が必要です。契約書、報告書、社内チェック表なども名称だけで同じ制度にまとめず、「営業所に備える」「依頼者へ交付する」「社内で使う」のどれに当たるかを先に分けます。

この3層判定表は、警備業法・同法施行規則の制度と警備HUBの実装範囲を整理した対応表です。書類本体を作る機能と、作成に必要な元データを管理する機能を混同しないために使います。

紙から電子記録へ移す手順

対象書類・保存起点・管理責任者を棚卸しする

電子化の最初の作業は、営業所ごとに対象書類、現在の保管場所、保存起点、保存期限、管理責任者を一覧にすることです。例えば警備員名簿は退職の日、指導計画書は実地に指導した日、教育計画書と教育実施記録は年度終了の日が保存期間を数える起点です。期間は警備業法施行規則第66条第2項に定められています。

同じフォルダに保存する場合でも、削除予定日は書類ごとに分けます。現役隊員と退職者、進行中の年度と終了年度、契約中と終了済みの案件を区分し、誰が登録し、誰が確認し、誰が廃棄を承認するかまで決めておくと、紙からの移行時に記録が抜けにくくなります。

1. 営業所と対象制度を特定する
2. 必須事項と現在の記録媒体を照合する
3. 保存起点、期限、管理責任者を登録する
4. 紙と電子の切替日を記録する

閲覧権限・表示・出力・バックアップを確認する

移行前には、担当者のアカウントで対象記録を検索し、必要事項を画面で直ちに表示できるかを実演して確認します。管理者だけが開ける状態では、立入時に営業所の担当者が即応できないおそれがあります。担当者の異動や退職時に権限が残らないよう、付与と解除の責任者も明確にします。

表示確認に加え、機器故障や通信障害に備えた復旧方法、定期的なバックアップ、復元テスト、印刷やPDF出力の可否を社内手順にします。これらは第67条に列挙された一律の法定項目ではありませんが、「直ちに表示」できる状態を継続させるための運用上の備えです。

法定書類の電子化に先立ち、契約・隊員・資格・現場のデータ整理から始める場合、警備HUBの資料で管理対象と機能範囲を確認できます。

電子化で起きやすい誤解と立入時の備え

スキャンすれば必ず足りるとは限らない

紙をスキャンした画像は検索や共有に便利ですが、画像に必要事項が写っているか、写真や確認付記を含めて読めるか、対象営業所の記録としてすぐ取り出せるかを確認しなければなりません。ファイル名が曖昧で検索できない、画像が欠ける、保存期限前に削除される状態では、単にスキャン済みであることだけを根拠に十分とは判断できません。

移行時は原本と電子記録を照合し、件数、対象期間、必須欄、添付物、最終更新者をチェックします。照合が終わる前に紙を一括廃棄せず、対象制度ごとに電子記録への代替条件を満たしたかを承認記録に残します。電子化の一般的な導入順序は警備会社のペーパーレス化で詳しく整理しています。

第19条書面の電子提供は依頼者の承諾が別途必要

警備業法第19条第3項により、契約前書面と契約後書面は依頼者の承諾を得て電磁的方法で提供できます。警備業法施行令第1条第1項は、使用する方法の種類と内容をあらかじめ示し、書面または電磁的方法で承諾を得ることを求めています。受けない旨の申出があった後は、再度承諾を得ない限り電子提供できません。

警備業法施行規則第36条が示す方法は、電子情報処理組織を使う方法と、事項を記録した電磁的記録媒体を交付する方法です。いずれも受領者が記録を出力して書面を作成できるものでなければなりません。契約管理の全体像は警備の契約書・契約種別管理と併せて確認すると、承諾、交付、契約台帳の役割を切り分けやすくなります。

法定書類の元データを警備HUBで整理する

隊員・資格・契約先・現場・変更履歴を一元管理する

警備HUBでは、隊員マスタ、資格・検定の保有状況と有効期限、契約先、現場、契約台帳、配置、報告、請求に使う情報を一元管理できます。監査ログとカスタム項目を使えば、業務データの変更経緯や会社ごとの補足項目も整理できます。

ただし、警備員名簿、教育計画書、指導計画書、教育実施記録などの法定帳票を自動生成する機能はありません。警備HUBが担うのは元データの管理であり、法定書類の作成、必要事項の確認、承認、保存判断は会社が行います。警備業法で会社が守る義務も合わせ、システムの機能範囲と法令上の責任を分けて設計してください。

よくある質問

紙の原本はすべて捨てられますか

一律には判断できません。警備業法施行規則第67条の対象となる第66条第1項の書類は、必要事項を電磁的に記録し、必要時に機器で直ちに表示できる状態を満たすことで電子記録に代えられますが、契約書面の交付や社内資料は制度が異なります。

対象書類、必要事項、保存起点、移行時の照合結果を個別に確認し、電子記録へ代えた根拠と承認日を残してから廃棄を判断します。紙の存在だけを基準に一括処理せず、対象制度ごとに可否を確定してください。

電子署名は必須ですか

警備業法施行規則第67条と第68条は、備付書類の電子記録について電子署名を一律の必須条件として列挙していません。必要事項の記録、機器による即時表示、第68条の基準確保への努力を確認するのが出発点です。

一方、警備業法第19条書面の電子提供には依頼者の承諾と所定の提供方法が必要です。備付書類の電子記録と契約書面の電子提供を分け、別の法令や契約で電子署名が必要になる場合は、その根拠を個別に確認します。

警備HUBで法定帳票を自動生成できますか

できません。警備HUBには、警備員名簿、教育計画書、指導計画書、教育実施記録などの法定帳票を自動生成する機能はありません。

利用できるのは、契約先・現場・契約台帳、隊員マスタ、資格・検定の保有状況と有効期限、配置、報告、請求、監査ログ、カスタム項目などの元データ管理です。帳票の必要事項を人が確認し、会社の責任で作成・保存します。

まとめ

警備業の法定書類は、警備業法施行規則第67条の「必要事項を電磁的に記録し、必要時に機器で直ちに表示できる」という条件を満たせば、対象となる備付書類を電子記録に代えられます。ただし、第19条書面の電子提供には依頼者の承諾が別に必要であり、紙の一括廃棄や電子署名の一律必須とは判断できません。

移行時は、書類本体、元データ、交付証跡の3層に分け、保存起点、管理責任者、権限、表示、復旧方法を確認します。法定書類の作成責任と、業務データを管理するシステムの役割を切り分けることが安全な電子化の土台です。

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監修：依田 尚人（警備HUB 開発責任者）。警備実務の専門家への取材・助言を経て警備HUBを開発し、その業務知見をもとに本記事を確認しています。