警備員名簿の記載事項｜写真規格・資格欄・保存期間【2026年版】

警備員名簿には、本人・採退職・教育・従事業務・資格者証の情報を記載し、規格を満たす顔写真を貼付して、退職後も1年間保存します。

警備員名簿は、社内の従業員一覧とは法令上の役割が異なります。健康診断情報、緊急連絡先、制服サイズなどを会社の判断で管理していても、それらを警備業法施行規則第66条第1項第1号の法定記載事項と混同しないことが重要です。

この記事では、名簿の法定項目、顔写真の規格、資格者証欄、更新契機、退職日から1年間の保存を順に整理します。警備HUBで資格と有効期限を見える化できる範囲と、配置可否を人が判断する範囲も明確に分けます。

警備員名簿とは

営業所に備え付ける警備員名簿の定義

警備業法第45条は、警備業者に対し、営業所ごとに警備員の名簿その他の書類を備え、必要な事項を記載することを求めています。具体的な名簿の記載事項と写真規格は、警備業法施行規則第66条第1項第1号に定められています。

名簿は、現在在籍する警備員を把握するだけの台帳ではありません。採用年月日、退職年月日、警備員教育、従事させる警備業務、交付を受けた資格者証の情報まで、個人ごとの履歴を確認できる状態にします。営業所が複数あるときは、どの営業所に備える名簿かを明確にし、所属変更時の更新責任を定めます。

法定項目と社内任意項目の早見表

警備業法施行規則第66条第1項第1号が列挙する項目は、本人情報、採退職、教育、従事業務、所定の資格者証情報です。健康診断情報や緊急連絡先は同号の列挙事項ではありません。会社が労務・安全管理のために保持するなら、法定名簿の必須欄とは分け、閲覧権限や保管目的を定めます。

8種類の備付書類全体は警備業の備付け書類・帳簿一覧で確認できます。

名簿に記載する事項と写真規格

本人・採退職・教育・従事業務を記録する

本人情報として記載するのは、氏名、本籍、住所、生年月日、採用年月日、退職したときの退職年月日です。警備業法施行規則第66条第1項第1号イに定められているため、住所変更や退職が確定した時点で名簿へ反映します。表記は本人確認書類や社内の確定情報と一致させます。

同号ロは、警備員教育の実施年月日、内容、時間数、実施者の氏名を求めています。同号ハは、従事させる警備業務の内容を記載事項としています。教育記録や配置表の情報を転記する際は、予定ではなく確定した事実を使い、元の記録と名簿の不一致を定期的に確認します。

資格者証情報と縦3cm×横2.4cmの写真を確認する

合格証明書の交付を受けた警備員は、警備業務の種別、交付した公安委員会、交付年月日、番号などを記載します。指導教育責任者資格者証は交付公安委員会、交付年月日、番号、警備業務の区分を、機械警備業務管理者資格者証は交付公安委員会、交付年月日、番号を記録します。根拠は警備業法施行規則第66条第1項第1号ニからヘです。

写真は同号本文により、3年以内に撮影した無帽、正面、上三分身、縦3cm×横2.4cm、無背景のものを貼付します。古い写真を使い続けず、撮影日を管理して更新時期を確認します。写真規格と資格者証欄は別の要件なので、どちらか一方の確認だけで名簿を完了扱いにしません。

名簿を更新・保存する手順

採用・教育・資格・配置変更を更新契機にする

名簿は採用時に作って終わりではなく、記載事項が変わるたびに更新します。採用時は本人情報と写真、教育実施後は教育欄、資格者証の取得・書換え後は交付情報、配置変更時は従事させる警備業務の内容、退職時は退職年月日を確認します。

更新漏れを防ぐには、人事、教育、管制の担当者が変更情報を渡す期限と、名簿管理者が確認する日を決めます。資格の有効期限は第66条第1項第1号の名簿項目として明示されていませんが、配置前の確認に使う業務データとして別に管理すると有効です。警備員の資格・検定管理を一元化する方法で管理単位を整理できます。

この更新契機マップは、警備業法施行規則第66条第1項第1号の記載事項を、実務で情報が変わる時点に対応させたものです。

退職日から1年間保存する

警備業法施行規則第66条第2項は、警備員名簿を当該警備員が退職した後も、その退職の日から1年間備えておくと定めています。採用日、最終勤務日、年度末から数えるのではなく、名簿に記載した退職日を保存起点にします。

退職者の名簿を在職者一覧から分けても、保存期間中に検索・表示できる状態を維持します。保存期限を迎える前に一括削除しないよう、退職日と削除予定日をセットで管理してください。電子記録へ代える条件は警備業の法定書類を電子化する条件で確認できます。

警備HUBの隊員・資格情報を配置前確認に使う

保有資格と有効期限を見える化し、人が確認する

警備HUBでは、隊員マスタと、資格・検定の保有状況、有効期限を見える化できます。管制担当者は配置前に隊員と現場の情報を開き、証明書の期限や必要な確認事項を把握できます。警備の検定・証明書の期限管理と組み合わせると、更新対象を探しやすくなります。

ただし、警備HUBは現場の資格要件と隊員情報を自動突合せず、配置可否も自動判定しません。法令、契約、仕様書、現場条件に対して誰を配置できるかは、人が証明書と条件を確認して決定します。

隊員マスタと資格期限の確認画面は、警備HUBの無料で製品体験から確認できます。

よくある質問

警備員名簿は退職後3年間保存しますか

いいえ。警備業法施行規則第66条第2項が定める警備員名簿の保存期間は、退職の日から1年間です。3年間という数字を他の書類や社内規程から流用せず、名簿の根拠条文で期限を管理します。

会社の労務書類など別制度の保存期間が長いときは、その書類と警備員名簿を分けて管理します。警備員名簿については退職日、法定保存期限、社内で延長する期限を区別し、どの根拠で保持しているかを明確にしてください。

健康診断情報は法定記載事項ですか

警備業法施行規則第66条第1項第1号が列挙する警備員名簿の項目に、健康診断情報は含まれていません。本人・採退職、教育、従事業務、所定の資格者証情報と、会社が別の目的で管理する健康情報を区別します。

健康情報を管理する必要があるときは、警備員名簿の法定欄と混ぜず、利用目的、閲覧権限、保存期間を別に定めます。任意項目を追加したことを理由に、法定記載事項であるとは説明しません。

資格がある隊員なら自動で配置できますか

できません。警備HUBは資格・検定の保有状況と有効期限を見える化しますが、資格要件の自動突合や配置可否の自動判定は行いません。

配置前には、警備業務の種別、契約条件、発注仕様、現場条件、証明書の内容と期限を人が確認します。システムは確認対象を探しやすくするものであり、責任者の判断を置き換えるものではありません。

まとめ

警備員名簿には、警備業法施行規則第66条第1項第1号に沿って、本人・採退職・教育・従事業務・資格者証の情報を記載し、規格を満たす写真を貼付します。写真は3年以内撮影、無帽、正面、上三分身、縦3cm×横2.4cm、無背景です。

採用後も教育、資格、従事業務、退職の各時点で更新し、退職日から1年間保存してください。警備HUBは資格と有効期限を見える化しますが、配置可否は人が確認します。

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監修：依田 尚人（警備HUB 開発責任者）。警備実務の専門家への取材・助言を経て警備HUBを開発し、その業務知見をもとに本記事を確認しています。